Datenschutzerklärung.

1. Wer verantwortlich ist

Das IFAIFPA-Sekretariat ist für personenbezogene Daten verantwortlich, die über diese Website und den Akkreditierungsdienst verarbeitet werden. Bei Datenschutzfragen schreiben Sie an die öffentliche Kontaktadresse in der Fußzeile.

2. Welche Daten wir erheben

Kontodaten: die E-Mail-Adresse, mit der Sie sich anmelden, einmalige Verifizierungscodes und Ihre Oberflächensprache (sie wird gespeichert, damit Nachrichten Sie in der Sprache erreichen, die Sie lesen). Antragsdaten: Angaben zu Organisation, Kontakt, Räumlichkeiten und Nachweisen, die Antragstellende im Rahmen eines Programms einreichen, einschließlich hochgeladener Dokumente und ihrer kryptografischen Hashwerte. Registerdaten: die Tatsachen veröffentlichter Akkreditierungsentscheidungen. Technische Daten: die für Betrieb und Sicherheit des Dienstes mindestens erforderlichen Serverprotokolle. Anfragedaten: Ihre verifizierte E-Mail-Adresse, Ihr Name, Ihre Nachricht, das Thema, zugehörige Referenzen und der Vorgangsverlauf, wenn Sie das IFAIFPA-Büro über das globale Servicezentrum kontaktieren.

3. Warum wir die Daten verarbeiten

Um von Ihnen gewünschte Schritte vor und während einer Antragstellung durchzuführen; um unabhängige Bewertungen und Entscheidungen vorzunehmen; um ein dauerhaftes öffentliches Register der Akkreditierungsentscheidungen zu führen, was dem im öffentlichen Interesse liegenden Zweck des Verbands entspricht; um den Dienst zu sichern; und um Rechtsansprüche geltend zu machen oder abzuwehren. Um Ihre Anfragen, Beschwerden, Einsprüche und Anliegen zur Barrierefreiheit entgegenzunehmen, weiterzuleiten und zu beantworten.

4. Das öffentliche Register ist dauerhaft

Bei Veröffentlichung eines Zertifikats zeigt das Register die Eintragskennung, den Namen des Gegenstands der Entscheidung, das Programm, den Geltungsbereich, den Rechtsraum, die Gültigkeitsdaten, den Status, den Lebenszyklusverlauf, die Zertifikatsnummer, den Ausstellungszeitpunkt und den Hashwert des Inhalts an. Wird die Veröffentlichung zurückgezogen, wird ein Eintrag aus der öffentlichen Ansicht ausgeblendet; er wird nicht gelöscht, da ein Register, das seinen Verlauf löscht, nicht verlässlich ist. Aussetzungen und Widerrufe bleiben dauerhaft sichtbar. Diese Aufbewahrung ist bewusst gewählt und dem Zweck des Registers angemessen.

5. Wohin Ihre Daten gelangen

Der Dienst nutzt vertraglich gebundene Auftragsverarbeiter: Webhosting und Auslieferung (Vercel), Datenbank und Authentifizierung (Supabase) sowie E-Mail-Versand und -Empfang (Resend). Die Verarbeitung kann Übermittlungen außerhalb Ihres Rechtsraums umfassen, die durch Schutzmaßnahmen und vertragliche Zusagen der Auftragsverarbeiter abgesichert werden. Personenbezogene Daten werden niemals verkauft; diese Website enthält keine Werbung und kein Tracking durch Dritte. Es wird ausschließlich unbedingt notwendiger Browserspeicher genutzt: Ihre Sitzung, Ihre Spracheinstellung, lokale Antragsentwürfe (bis zur Einreichung oder Löschung), Wiederaufnahmepunkte mit Antragskennungen und Hashwerten sowie — auf den eigenen Geräten der Administratoren — der Verwaltungsarbeitsbereich. Für einen noch nicht abgeschlossenen Antrag ausgewählte Dateien werden nach dem Schließen oder Neuladen der Seite nicht aufbewahrt; sie müssen erneut ausgewählt werden. Das globale Servicezentrum leitet IFAIFPA-Anfragen an das dafür vorgesehene Büro weiter. Die mit dem Vorgang befassten Personen nutzen die Informationen zur Beantwortung und zur Führung einer Vorgangsakte; eine automatische Eingangsbestätigung stellt keine Sachentscheidung dar.

6. Wie lange wir Daten aufbewahren

Antragsakten und Nachweise werden für den Rechenschaftszeitraum des betreffenden Programms aufbewahrt; Registereinträge werden wie oben beschrieben dauerhaft gespeichert; Kontodaten werden aufbewahrt, solange das Konto besteht. Anfrage- und Vorgangsunterlagen werden zur Bearbeitung und zur Erfüllung der geltenden Rechenschaftspflichten aufbewahrt. Wenden Sie sich an das Sekretariat, um die für Ihren Vorgang geltende Aufbewahrungsgrundlage zu erfahren.

7. Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten sowie deren Berichtigung oder Löschung verlangen und der Verarbeitung widersprechen. Die Löschung kann sich nicht auf veröffentlichte Registertatsachen erstrecken, deren Aufbewahrung in Abschnitt 4 beschrieben ist; ist die Korrektur eines Registereintrags gerechtfertigt, hält das Register die Korrektur fest, statt den Verlauf zu löschen. Sie können außerdem Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einreichen.

8. Änderungen

Wesentliche Änderungen dieser Richtlinie werden auf dieser Seite mit einem neuen Datum des Inkrafttretens veröffentlicht.

2. What we collect

Account data: the email address you sign in with, one-time verification codes, and your interface language (stored so that messages reach you in the language you read). Application data: the organisation, contact, premises and evidence information an applicant submits under a scheme, including uploaded documents and their cryptographic hashes. Register data: the facts of published accreditation decisions. Technical data: the minimum server logs needed to operate and secure the service. Enquiry data: your verified email, name, message, topic, related references and case history when you contact the IFAIFPA office through the global service centre.

3. Why we process it

To take steps you request prior to and during an application; to carry out independent assessment and decision-making; to maintain a permanent public register of accreditation decisions, which is the federation's public-interest purpose; to secure the service; and to establish or defend legal claims. To receive, route and respond to your enquiries, complaints, appeals and accessibility requests.

4. The public register is permanent

When a certificate is published, the register shows the record identifier, subject name, scheme, scope, jurisdiction, validity dates, status, lifecycle history, certificate number, issue instant and content hash. Withdrawal from publication hides a record from the public view; it does not delete it, because a register that deletes its history cannot be relied on. Suspension and revocation remain permanently visible. This retention is deliberate and proportionate to the register's purpose.

5. Where your data goes

The service runs on contracted processors: web hosting and delivery (Vercel), database and authentication (Supabase), and email delivery and receipt (Resend). Processing may involve transfers outside your jurisdiction, protected by the processors' safeguards and contractual commitments. Personal data is never sold, and this site carries no advertising and no third-party tracking. The only browser storage used is strictly necessary: your session, your language preference, local application drafts (until submitted or cleared), retry checkpoints containing application identifiers and hashes, and — on administrators' own devices — the administration workspace. Files selected for an unfinished application are not retained after closing or reloading the page; they must be selected again. The global service centre routes IFAIFPA enquiries to its designated office. Case handlers use the information to respond and maintain a case record; an automatic receipt does not constitute a substantive decision.

6. How long we keep it

Application files and evidence are retained for the accountability period of the scheme concerned; register entries are retained permanently as described above; account data is retained while the account exists. Enquiry and case records are retained for handling and the applicable accountability obligations. Contact the secretariat for the retention basis applying to your case.

7. Your rights

You may request access to, correction of, or deletion of your personal data, and you may object to processing. Deletion cannot extend to published register facts, whose retention is described in section 4; where correction of a register entry is warranted, the register records the correction rather than erasing history. You may also lodge a complaint with a data-protection supervisory authority.