Politique de confidentialité.

1. Qui est responsable

Le secrétariat IFAIFPA est responsable des données à caractère personnel traitées par l’intermédiaire de ce site et du service d’accréditation. Pour toute question relative à la protection des données, écrivez à l’adresse de contact publique indiquée dans le pied de page.

2. Ce que nous collectons

Données de compte : l’adresse électronique utilisée pour vous connecter, les codes de vérification à usage unique et la langue de votre interface (enregistrée afin que les messages vous parviennent dans la langue que vous lisez). Données de demande : les informations relatives à l’organisme, aux contacts, aux locaux et aux preuves qu’un candidat soumet dans le cadre d’un dispositif, y compris les documents téléversés et leurs empreintes cryptographiques. Données du registre : les faits relatifs aux décisions d’accréditation publiées. Données techniques : les journaux de serveur strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du service. Données de prise de contact : votre adresse électronique vérifiée, votre nom, votre message, son objet, les références associées et l’historique du dossier lorsque vous contactez le bureau IFAIFPA par l’intermédiaire du centre mondial de services.

3. Pourquoi nous les traitons

Pour accomplir les démarches que vous demandez avant et pendant une demande ; pour procéder à une évaluation et à une prise de décision indépendantes ; pour tenir un registre public permanent des décisions d’accréditation, ce qui constitue la finalité d’intérêt public de la fédération ; pour sécuriser le service ; et pour établir ou défendre des droits en justice. Pour recevoir, orienter et traiter vos questions, réclamations, recours et demandes d’accessibilité.

4. Le registre public est permanent

Lorsqu’un certificat est publié, le registre indique l’identifiant de l’enregistrement, le nom de son titulaire, le dispositif, le périmètre, la juridiction, les dates de validité, le statut, l’historique du cycle de vie, le numéro du certificat, l’instant de délivrance et l’empreinte du contenu. Le retrait de la publication masque un enregistrement au public ; il ne le supprime pas, car un registre qui efface son historique ne peut être considéré comme fiable. Les suspensions et les révocations restent visibles de façon permanente. Cette conservation est délibérée et proportionnée à la finalité du registre.

5. Où vont vos données

Le service repose sur des sous-traitants contractuels : hébergement et diffusion web (Vercel), base de données et authentification (Supabase), ainsi qu’envoi et réception des courriels (Resend). Le traitement peut impliquer des transferts hors de votre juridiction, protégés par les garanties et les engagements contractuels des sous-traitants. Les données à caractère personnel ne sont jamais vendues, et ce site ne comporte ni publicité ni suivi par des tiers. Le stockage utilisé dans le navigateur est exclusivement celui qui est strictement nécessaire : votre session, votre préférence linguistique, les brouillons de demande locaux (jusqu’à leur envoi ou leur effacement), les points de reprise contenant les identifiants et les empreintes des demandes, et — sur les propres appareils des administrateurs — l’espace de travail d’administration. Les fichiers sélectionnés pour une demande inachevée ne sont pas conservés après la fermeture ou le rechargement de la page ; ils doivent être sélectionnés à nouveau. Le centre mondial de services achemine les demandes adressées à IFAIFPA vers le bureau qui leur est attribué. Les personnes chargées des dossiers utilisent les informations pour répondre et tenir le dossier ; un accusé de réception automatique ne constitue pas une décision sur le fond.

6. Durée de conservation

Les dossiers de demande et les preuves sont conservés pendant la période de responsabilité prévue par le dispositif concerné ; les entrées du registre sont conservées de manière permanente comme indiqué ci-dessus ; les données de compte sont conservées tant que le compte existe. Les demandes de renseignement et les dossiers sont conservés pour leur traitement et pour satisfaire aux obligations applicables de reddition de comptes. Contactez le secrétariat pour connaître le fondement de conservation applicable à votre dossier.

7. Vos droits

Vous pouvez demander l’accès à vos données à caractère personnel, leur rectification ou leur effacement, et vous opposer à leur traitement. L’effacement ne peut pas s’étendre aux faits publiés au registre, dont la conservation est décrite à la section 4 ; lorsqu’une correction d’une entrée du registre est justifiée, le registre consigne la correction au lieu d’effacer l’historique. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données.

8. Modifications

Les modifications substantielles de cette politique sont publiées sur cette page avec une nouvelle date d’entrée en vigueur.

1. Who is responsible

The IFAIFPA secretariat is responsible for personal data processed through this site and the accreditation service. For any privacy matter, write to the public contact address shown in the footer.

2. What we collect

Account data: the email address you sign in with, one-time verification codes, and your interface language (stored so that messages reach you in the language you read). Application data: the organisation, contact, premises and evidence information an applicant submits under a scheme, including uploaded documents and their cryptographic hashes. Register data: the facts of published accreditation decisions. Technical data: the minimum server logs needed to operate and secure the service. Enquiry data: your verified email, name, message, topic, related references and case history when you contact the IFAIFPA office through the global service centre.

3. Why we process it

To take steps you request prior to and during an application; to carry out independent assessment and decision-making; to maintain a permanent public register of accreditation decisions, which is the federation's public-interest purpose; to secure the service; and to establish or defend legal claims. To receive, route and respond to your enquiries, complaints, appeals and accessibility requests.

4. The public register is permanent

When a certificate is published, the register shows the record identifier, subject name, scheme, scope, jurisdiction, validity dates, status, lifecycle history, certificate number, issue instant and content hash. Withdrawal from publication hides a record from the public view; it does not delete it, because a register that deletes its history cannot be relied on. Suspension and revocation remain permanently visible. This retention is deliberate and proportionate to the register's purpose.

5. Where your data goes

The service runs on contracted processors: web hosting and delivery (Vercel), database and authentication (Supabase), and email delivery and receipt (Resend). Processing may involve transfers outside your jurisdiction, protected by the processors' safeguards and contractual commitments. Personal data is never sold, and this site carries no advertising and no third-party tracking. The only browser storage used is strictly necessary: your session, your language preference, local application drafts (until submitted or cleared), retry checkpoints containing application identifiers and hashes, and — on administrators' own devices — the administration workspace. Files selected for an unfinished application are not retained after closing or reloading the page; they must be selected again. The global service centre routes IFAIFPA enquiries to its designated office. Case handlers use the information to respond and maintain a case record; an automatic receipt does not constitute a substantive decision.

6. How long we keep it

Application files and evidence are retained for the accountability period of the scheme concerned; register entries are retained permanently as described above; account data is retained while the account exists. Enquiry and case records are retained for handling and the applicable accountability obligations. Contact the secretariat for the retention basis applying to your case.

7. Your rights

You may request access to, correction of, or deletion of your personal data, and you may object to processing. Deletion cannot extend to published register facts, whose retention is described in section 4; where correction of a register entry is warranted, the register records the correction rather than erasing history. You may also lodge a complaint with a data-protection supervisory authority.

8. Changes

Material changes to this policy are published on this page with a new effective date.